W obowiązującym stanie prawnym konsulowie nie posiadają uprawnień do wydobywania odpisów akt stanu cywilnego (ani zaświadczeń o stanie cywilnym) z urzędów stanu cywilnego w Polsce.

1. WYDOBYCIE ODPISU AKTU STANU CYWILNEGO PRZEZ KREWNYCH W POLSCE

Odpisy mogą natomiast wydobyć krewni samego zainteresowanego przebywającego poza granicami kraju oraz osoby sprawujące nad nim pieczę tj.:

1. małżonek;
2. wstępni (rodzice, dziadkowie, pradziadkowie etc.);
3. zstępni (dzieci, wnuki, prawnuki, etc.);
4. rodzeństwo;
5. przedstawiciel ustawowy;
6. opiekun.

Obecnie, w związku z utworzeniem ogólnokrajowego i prowadzonego w systemie informatycznym rejestru stanu cywilnego (który zastąpił dawne księgi stanu cywilnego), okoliczność, że krewni zamieszkują poza miejscem urodzenia osoby, której dotyczy akt albo poza miejscem, w którym zawarła ona związek małżeński, nie stanowi przeszkody w sprawnym i szybkim wydobyciu odpisu. Odpis może zostać wydobyty w dowolnym urzędzie stanu cywilnego w Polsce pod warunkiem, że został wpisany do Systemu Rejestrów Państwowych „Źródło” (wszystkie akta sporządzone od 1 marca 2015 roku znajdują się w tym systemie, a akta sporządzone przed tą datą są do niego sukcesywnie przepisywane). W przypadku akt sporządzonych przed 1 marca 2015 roku sugerujemy, w celu usprawnienia postępowania, skontaktowanie się ze swoim urzędem stanu cywilnego i skierowanie wniosku o wpisanie aktu do Systemu „Źródło”. Po uzyskaniu numeru aktu w Systemie „Źródło” członkowie rodziny będą go mogli wydobyć w dowolnym urzędzie stanu cywilnego w Polsce.

Dane umożliwiające odszukanie aktu stanu cywilnego to:

• dane osoby, której akt dotyczy;
• data i miejsce zdarzenia;
• imiona, nazwiska rodziców;
• w przypadku rejestracji wyznaniowej (do końca 1945 roku) wyznanie osoby oraz nazwę parafii, w której miał miejsce chrzest osoby, ślub lub zgon.

Krewnym osoby zainteresowanej nie przysługuje prawo do wydobycia zaświadczenia o stanie cywilnym. Zaświadczenie o stanie cywilnym wydawane jest wyłącznie na wniosek osoby zainteresowanej.

2. WYDOBYCIE ODPISU AKTU STANU CYWILNEGO PRZEZ SAMEGO ZAINTERESOWANEGO, PRZEBYWAJĄCEGO ZA GRANICĄ

W przypadku braku krewnych w Polsce, którzy mogliby pomóc w wydobyciu odpisu aktu stanu cywilnego sam zainteresowany może:

1. Skontaktować się z właściwym urzędem stanu cywilnego w Polsce i ustalić możliwość złożenia wniosku drogą korespondencyjną i przesłania odpisu bezpośrednio na adres zamieszkania za granicą. Wiąże się to z obowiązkiem uprzedniego uiszczenia opłaty skarbowej na konto właściwego USC .
2. Wydobyć odpis aktu stanu cywilnego przez platformę ePUAP w formie elektronicznej (uwaga, odpisy w formie elektronicznej mogą nie być honorowane poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej).
3. Skontaktować się z właściwym urzędem stanu cywilnego w Polsce, złożyć drogą korespondencyjną wniosek o wydanie odpisu i dokonanie doręczenia przez konsula. Akt stanu cywilnego zostanie następnie, na wniosek osoby zainteresowanej, przesłany przez urząd stanu cywilnego do konsula, który doręcza ten akt wnioskodawcy. W tym przypadku konieczne jest wniesienie opłaty konsularnej zgodnie z Tabelą opłat konsularnych.

    

CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA

Przed kilkoma laty wydobywałam odpis naszego aktu małżeństwa przez Konsulat Generalny RP w Edynburgu. Obecnie uzyskałam informację, że nie ma już takiej możliwości. Czy to prawda?

W 2015 roku w życie weszły dwie nowe ustawy mające znaczący wpływ na uprawnienia urzędników konsularnych. W dniu 1 marca 2015 roku weszła w życie nowa ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego, a 1 listopada 2015 roku nowa ustawa Prawo konsularne. Zgodnie z art. 45 pierwszej z cytowanych ustaw organy administracji publicznej mogą wydobywać odpisy akt stanu cywilnego tylko w przypadku, jeżeli odpis jest niezbędny w celu realizacji ich ustawowych zadań. Nie mogą więc wydobywać odpisów aktu stanu cywilnego na rzecz obywateli polskich zamieszkałych poza granicami RP. Ponadto art. 27 ust. 1 Prawa konsularnego mówi o wydobywaniu przez konsulów odpisów akt stanu cywilnego z rejestrów państwa przyjmującego, nie przyznając uprawnień do wydobywania odpisów z rejestrów polskich.

Posiadam odpis aktu urodzenia wydany przed 1 marca 2015 roku, to znaczy na starym druku w formacie A5. Czy jest on nadal ważny?

Tak, odpisy z akt stanu cywilnego wydane przed 1 marca 2015 roku są ważne bezterminowo i nadal mogą być przedkładane organom administracji. Natomiast zaświadczenia o stanie cywilnym są ważne przez sześć miesięcy od dnia wystawienia.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 28 listopada 2014 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2016 r., poz. 2064);
• Ustawy z dnia 25 czerwca 2015 roku Prawo konsularne (Dz.U. z 2015 r. poz. 1274, z późn. zm.).